Interview Sportify Kids

Vervoersapp KOVnet helpt Sportify Kids uit de brand

Sportify Kids is een kinderopvangorganisatie voor kinderen van 0 tot en met 12 jaar, met vestigingen in Purmerend, Waterland, Hoorn, Grootebroek en Zaandam. Elke dag weer moeten er honderden kinderen worden vervoerd,
van school naar de opvang en van de opvang de sportclub of een andere bestemming. Dat brengt een enorme
complexe planning met zich mee. Toen Excel niet meer toereikend was, moest er een andere oplossing gevonden
worden. De vervoersapp van KOVnet brengt uitkomst. Bianca Hendriksen, officemanager bij Sportify Kids, over haar ervaringen.  

Uniek concept
Al tien jaar bieden wij als Sportify Kids een uniek concept in de branche. Door te werken met zowel pedagogisch medewerkers als sportinstructeurs, zijn de kinderen elke dag weer verzekerd van een leuk en uitdagend aanbod waarin sport en spel, creativiteit, muziek en vrije tijd worden gecombineerd. Dat ons concept aanspreekt, blijkt wel uit de groei die we in  de afgelopen jaren hebben doorgemaakt.

Vervoersplanning in Excel onhoudbaar
In mijn baan als officemanager heb ik een brede range aan verantwoordelijkheden. Voorheen hoorde daar ook de vervoersplanning bij, maar dat nam zo veel tijd in beslag, het was onmogelijk dat er ‘even’ bij te doen. Toen hebben we een planner aangenomen, die zich helemaal richt op het plannen van het vervoer van de kinderen en de personeelsplanning. Die planning hebben we jarenlang in Excel gedaan. In het begin was dat nog behapbaar, maar hoe meer we groeiden, hoe complexer die planning werd. Welke chauffeur moet naar welke school om welk kind op te halen, met welke vervoersmiddel en met welke eindbestemming? Omdat we heel flexibel zijn in onze opvang, is die planning ook nog eens elke week weer anders. Natuurlijk werkten we met een goed basisbestand, maar met al dat copy/pasten werd de planning wel heel foutgevoelig. Je kunt het je natuurlijk niet veroorloven ineens een kind ‘kwijt’ te zijn, dus voor alle leidinggevenden alles hadden gedubbelcheckt en alle chauffeurs opnieuw waren ingepland, waren we wel even verder. Op een gegeven moment was het niet meer houdbaar om het zo te blijven doen.

Toekomstbestendige oplossing van KOVnet
Wij werken al jaren met de kinderopvangsoftware van KOVnet en daar zijn we heel tevreden over. Het was voor ons dus een heel logische stap om bij KOVnet aan te kloppen met de vraag of ze ons konden helpen de vervoersplanning op een toekomstbestendige manier te digitaliseren. Die functionaliteit was er nog niet, maar die uitdaging ging het team van KOVnet graag aan. Ze hebben onze Excel-sheet als leidraad gebruikt bij het bouwen van de app en wij waren heel nauw betrokken bij de verschillende testfases. Het was heel prettig dat we direct feedback konden geven als we iets misten of dachten dat iets anders kon.

Vervoersapp scheelt ons zeeën aan tijd
Inmiddels staat er een knap product waar we dagelijks mee werken en wat ons zeeën aan tijd scheelt. De gegevens worden een-op-een uit de dagplanning van de KOVnet-software gehaald, dat is al een heel groot voordeel. Afmeldingen van kinderen, ziekmeldingen van personeel of lastminuteveranderingen kunnen we eenvoudig verwerken en wijzigingen zijn direct zichtbaar voor zowel chauffeurs als medewerkers. We zien wanneer de chauffeur de ophaallijst heeft bekeken en wanneer de kinderen daadwerkelijk zijn opgehaald. De software berekent ook de snelste route van A naar B en het toevoegen van een tussenstop, zoals een sportclubje of een andere opvang locatie, is hartstikke simpel.

Korte lijntjes en een luisterend oor
Het was niet alleen heel leuk om bij het hele proces betrokken te zijn, de samenwerking was ook heel prettig. Er werd echt iets gedaan met onze feedback en de lijntjes waren kort. Ook het uitrollen van het systeem verliep heel goed. Natuurlijk waren er wat kinderziektes, maar doordat we zo nauw samenwerkten en zelfs in het weekend konden bellen als er iets was, hebben zich geen problemen voor gedaan. Ja, het team van KOVnet bestaat uit een club leuke en professionele mensen waarmee het heel fijn werken is.