Starten in KOVnet

De medewerkers van KOVnet richten uw account in met de door u aangeleverde bedrijfsgegevens. Om dagdelen in uw account aan te kunnen maken, hebben wij uw openingstijden, uurprijs en het aantal weken dat u per jaar open bent nodig. Daarna kunt u de ouder- en kindgegevens zelf invullen, of u kunt dit in overleg door KOVnet laten doen. Een andere oplossing is om via een link op uw website de ouder zijn/haar gegevens rechtstreeks in uw account te laten invoeren.

Alle mogelijkheden van KOVnet worden in een gratis en vrijblijvende demo op locatie bij u uitgelegd. Hieronder vindt u een opsomming van de mogelijkheden en functionaliteiten.

OuderApp

KOVnet heeft een zeer gebruiksvriendelijke ouderapp met de volgende functionaliteiten:

  • Stamgegevens (naam, adres, enz.)
  • Digitaal contract
  • Facturen downloaden
  • Jaaroverzichten downloaden
  • Wijzigingen in opvang aanvragen
  • Vakantie doorgeven
  • Digitaal schriftje
  • Foto album
  • Nieuwsbrieven
  • Chatfunctie met de groep

Hierbij kan de ouder het schriftje met foto’s van zijn of haar kind bekijken en downloaden. Ook kan de ouder hier extra dagen aanvragen, ruilen en afmelden. Verder kan via de app de vakantie eenvoudig doorgegeven worden.

De OuderApp is beschikbaar in het Nederlands en Engels.

GroepsApp

De groepsapp is nu nog in de testfase en komt binnenkort online. Hierin zitten o.a. de volgende functionaliteiten:

  • Vervoersplanning
  • Presentielijst
  • Dagschema’s van elk kindje in de groep
  • Kinderschriftjes
  • Documenten en berichten
  • Chatfunctie met ouders

Mocht u meer willen weten of interesse hebben in de OuderApp en/of GroepsApp? Neem dan gerust contact met ons op via info@kovnet.nl of 0252-752269 . Of gebruik ons contactformulier.

De OuderApp is beschikbaar in het Nederlands en Engels.

Functionaliteiten

 

Facturatie

Met 1 druk op de knop:

  • Facturen aanmaken
  • Verzenden/printen
  • SEPA aanmaken
  • Het jaaroverzicht verzenden/printen
  • Geavanceerd herinneringssysteem voor het versturen van de 1e, 2e of 3e herinnering via Debiteurenbeheer.
Debiteurenbeheer

Met behulp van Debiteurenbeheer kunt u heel makkelijk uw openstaande posten beheren:

  • 1 overzicht van alle betaalde en openstaande facturen van alle debiteuren in 1 kalenderjaar.
  • Debiteurenkaart met betaaldatums, een must voor incassobureaus.
  • Incasso’s en overgemaakte facturen automatisch op ‘betaald’ gezet en storno’s op ‘niet betaald’.
  • Een gedeeltelijke betaling door de ouder kan eenvoudig verwerkt worden.
  • Geavanceerd herinneringssysteem voor het versturen van de 1e, 2e of 3e herinnering.
  • Financieel mutatie overzicht.
Overzichten
  • Overzicht per groep, per dag en aantal kinderen per uur.
  • Stamkaart Ouder en Kind gegevens.
  • Aantal kinderen per uur gedetailleerd.
  • Overzicht van de eerst komende ruimte in uw groep.
  • Presentie Tablet.
  • Presentielijst per dag, per groep, per uur met ophaal en brengtijd.
  • Presentielijst per dagdeel ochtend/middag.
  • Presentielijst per week, per groep waar de losse opvang/ruildagen apart vermeld staat.
  • Presentielijst per maand per groep, ook de kinderen zichtbaar die beginnen/weggaan in die maand.
  • Verschoonlijst.
  • Overdrachtslijst pedagogisch medewerker.
  • Noodlijst per groep.
  • Ophaallijst van de kinderen per dag per groep voor de bso.
  • Ophaallijst van de kinderen per dag per school voor de bso.
  • Jaaroverzicht vooruit kijkend voor de ouder (kan geprint/gemaild worden).
  • Jaaroverzicht terug kijkend voor de ouder (kan geprint/gemaild worden).
  • Excellijst van de omzet per maand/jaar (4 jaar vooruit) op basis van de bezetting.
  • Excellijst van de omzet per maand/jaar op basis van de werkelijke facturatie.
  • Excellijst van de omzet per maand/jaar op basis van productcodes.
  • Stamkaart pedagogische medewerkers.
  • Overzicht Beroepskracht-ratio (BKR).
  • Werkrooster pedagogische medewerker per dag met de kinderen.
  • Werkrooster pedagogische medewerkers per week per groep.
  • Werkrooster pedagogische medewerkers per maand en Beroepskracht-ratio (BKR) met aantal babies, dreumesen etc.
  • Werkrooster pedagogisch medewerker per jaar met compensatie-, vakantie-, ziekte- of overige uren.
  • Management gegevens.
  • Intern logboek voor opslaan van mail en/of (telefonische) gesprekken tussen ouder en pedagogisch medewerker.
Kindplanning

Het programma maakt de optimale bezettingsschema’s zichtbaar van de kinderen. Zo kan er gekeken worden per kwartier, per uur, per dag, per maand, per jaar of per meerdere jaren hoeveel kinderen er in die periode op een groep zitten en op welke groep er eventueel plek is. Dit is opgezet in duidelijke en handige overzichten. Er zijn presentielijsten per dag, per week of per maand.

Via de dagplanning kunt u makkelijk voor een dag een kind uit de planning halen of overzetten op een andere groep. Het Beroepskracht-ratio (BKR) wordt direct herberekend.

Management informatie

Dit is een overzicht waarbij u per groep, per maand het gemiddelde ziet van:

  • Bezetting aantal kinderen ochtend/middag.
  • Bezetting in procenten ochtend/middag.
  • Totalen van het aantal kinderen en procenten van alle groepen.
  • Of er een wisseling plaats vindt of heeft gevonden in de groep.
  • Totalen van het aantal wisselingen van alle groepen.
  •  Hoeveel gemiddelde vrije plaatsen er in die maand in die groep zijn of waren.
  • Totalen van alle gemiddelde vrije plaatsen in die maand van alle groepen.
  • Deze gegevens kunt u ook exporteren in een spreadsheet en worden per mail naar u gestuurd.

Omzet op basis van bezetting:

  • U ziet in een excellijst de verwachte omzet per groep op basis van de bezetting

Omzet op basis van facturatie:

  • Hier ziet u in een excellijst wat u per maand en per jaar heeft omgezet.

Omzet op basis van productcodes:

  • Hier ziet u in een excellijst wat u per maand en per jaar heeft omgezet op basis van productcodes/grootboekrekeningen.
Digitaal inschrijfformulier

Het is mogelijk om een link naar een inschrijfformulier op uw website te zetten. Wanneer een ouder op deze link klikt, opent een inschrijfformulier, geheel in uw eigen huisstijl met uw eigen logo, wat ingevuld kan worden. U krijgt bericht in uw mail dat iemand zich heeft geregistreerd. Na uw akkoord, worden de gegevens direct in uw account in KOVnet verwerkt.

AVG inschrijving

De inschrijving voldoet volledig aan de AVG richtlijnen. Een voorbeeld hiervan kunt u hier vinden.

Ouderlogin

Ouderlogin basis:
Ouder kan zelf zijn/haar facturen en jaaroverzicht inzien en downloaden. Verder heeft de ouder de mogelijkheid om zelf aanpassingen te doen in hun eigen stamgegevens. Elke gemaakte aanpassing wordt opgeslagen in een logboek.

Ouderlogin uitgebreid:
De ouder kan inloggen en de planning van zijn/haar kind zien. Vervolgens kan de ouder kiezen uit de volgende opties: een ruildag, een extra dag, bezetting wijzigen, of een dag vrij aanvragen/aangeven. Deze aanvraag komt dan in KDVnet en u kunt dan de aanvraag goedkeuren of afkeuren door 1 druk op de knop. Dit wordt direct verwerkt in de planning en facturatie. De ouder krijgt vervolgens automatisch bericht over verdere afhandeling.

Digitaal schriftje:
Een leidster kan per dag of week een verhaaltje intypen op de tablet of pc. Daarnaast kan de leidster foto’s uploaden die de ouder weer kan downloaden.

Nieuwsbrief

Met “nieuwsbrieven” kunt u een onderwerp en tekst intypen en/of een nieuwsbrief toevoegen als bijlage. Dit kunt u per groep of voor alle groepen versturen. Denk aan bijvoorbeeld Sinterklaas of voor de kinderen die op de wachtlijst staan etc.

Documenten uploaden

Het is mogelijk om uw eigen documenten te uploaden in de cloud zodat deze voor ieder wie hier toegang tot heeft beschikbaar zijn.

Contract digitaal ondertekenen

Een contract digitaal aanbieden betekent geen printkosten, geen verzendkosten (postzegels) en een veel snellere afhandeling. Ook staan alle contracten digitaal bij elkaar opgeslagen.

De ouder/verzorger krijgt via zijn/haar ouderlogin een contract aangeboden. Hij of zij hoeft alleen maar akkoord te gaan met de automatische incasso (wanneer dit gevraagd wordt), de algemene voorwaarden en met de inhoud van het door u aangeboden contract.

Indien de ouder/verzorger niet akkoord gaat, dan moet hij/zij dit ook toelichten.

Gegevens voor de Belastingdienst

Het is mogelijk dat u op een bepaald moment door de Belastingdienst wordt uitgenodigd om gegevens over uw klanten aan te leveren. U bent verplicht hieraan gehoor te geven. In ons pakket kunt u met 1 druk op de knop de juiste gegevens aanmaken die u kunt inlezen in het webportaal van de Belastingdienst. Hiervoor worden door KOVnet geen extra kosten berekend.

Meerdere locaties

Heeft u een holding met meerdere BV’s of een BV met vele locaties dan heeft KDVnet een speciaal Dashboard voor u. Hier kunt hier met 1 druk op de knop:

  • voor alle locaties uw facturen aanmaken,
  • alle facturen verzenden via e-mail,
  • een sepa batch aanmaken per BV,
  • een overzicht van uw openstaande posten per locatie, BV of holding genereren,
  • een omzet-overzicht per opvangsoort genereren.
Bruto-netto calculator

Met de bruto-netto calculator van KOVnet kunnen ouders/verzorgers die op zoek zijn naar opvang voor hun kind(eren) heel eenvoudig op uw eigen website hun exacte netto maandkosten berekenen bij uw kinderopvang organisatie, gebaseerd op de door hen ingevoerde financiële informatie en uw dagdelen en tarieven.

De bruto-netto calculator dient door uw webdesigner als een stukje code op uw website geplaatst te worden. Deze code linkt naar de KOVnet applicatie, net als de ouderlogin en het digitale inschrijfformulier. Het rekensysteem achter de bruto-netto calculator maakt gebruik van uw eigen dagdelen. Het unieke hiervan is dat u niet gebonden bent aan een beperkt aantal universele dagdelen. U kunt zelf instellen uit welke dagdelen – gekoppeld aan uw eigen tarieven – ouders/verzorgers kunnen kiezen om de berekening uit te laten voeren. 

Het voordeel voor uw (toekomstige) klanten is duidelijk: zij hoeven niet eerst naar toeslagen.nl van De Belastingdienst, om aansluitend op een website naar tarieven te zoeken en daarna nog met een rekenmachine aan de slag te moeten gaan. Wanneer zij uw website bezoeken en willen weten wat zij netto bij uw organisatie bij zouden moeten gaan betalen, hoeven zij slechts enkele (financiële) gegevens in de bruto-netto calculator te typen en hun persoonlijke berekening komt er direct uit!

Kortom, een zeer onderscheidende tool die het verschil kan maken voor ouders/verzorgers om voor uw organisatie te kiezen! Een voorbeeld van de calculator vind u hier.

Werkrooster

U kunt uw pedagogische medewerkers inroosteren op een groep en dit komt naar voren in een werkrooster. Op het dagrooster ziet u de pedagogische medewerkers en de kinderen die op die groep zijn ingepland met tevens het Beroepskracht-ratio (BKR) per half uur. Op het maand rooster ziet u per groep de pedagogische medewerkers met daarbij alle 0-jarigen, 1-jarigen, 2-jarigen en 3-jarigen, etc. die op een dag in de ochtend en de middag ingepland zijn. Ook ziet u het L/K ratio zodat u weet of u genoeg leidsters heeft ingepland. In dit maand rooster kunt u gemakkelijk de planning wijzigen.

Bij verminderen van de uren komt er een pop up waarbij u kunt kiezen uit gewerkte uren, compensatie uren, vakantie uren, ziekte uren of verlof uren. Deze uren worden bijgehouden in kolommen zodat u per maand kunt zien of er overuren zijn en per jaar kunt u zien of de vakantie uren op zijn, hoeveel verlof uren en hoeveel ziekte uren etc. Ook kunt u een jaaroverzicht uitdraaien van de pedagogisch medewerker. Hierop staat per pedagogisch medewerker zijn/haar vakantie-, compensatie-, ziekte verzuim- en bijzonder verlof uren die hij/zij heeft opgenomen en/of nog te goed heeft.

De maand planning, week planning en de jaaroverzichten kunnen met 1 druk op de knop via de mail naar de pedagogisch medewerker worden gestuurd.

Vervoersplanning

In onze vervoersplanning kunt u op verschillende manieren uw ophaallijsten voor de buitenschoolse opvang maken. Hierbij ziet u precies welke kinderen er op welk tijdstip van welke school gehaald moet worden. Er wordt rekening gehouden met het aantal vervoersmiddelen waarmee u de kinderen ophaalt maar ook met de capaciteit van die vervoermiddelen.

Meld een medewerker die vandaag zou rijden zich in de ochtend ziek ? Dan ziet u meteen wie de beste vervanger zou zijn voor die dag. Omdat de vervoersplanning 1 op 1 gekoppeld staat met de bezetting wordt ook elke ruildag, extra dag en afmelding direct verwerkt. Zo heeft u altijd een lijst die 100% klopt. De vervoerslijst is op vele manieren uit te printen… denk aan per school, per rit, per medewerker  maar het is ook mogelijk dat de medewerker haar ophaallijst op via de leidsterapp op de telefoon oproept.

Urenpotje

Het urenpotje maakt het mogelijk om afgemelde uren te bewaren en later in te zetten. Een ouder meldt een dag af (ouderverzoek) en u kunt ervoor kiezen om de uren in het urenpotje van de ouder bij te schrijven. U kunt hieraan restricties geven door in een kalender aan te geven wanneer deze uren later wel of niet ingezet mogen worden. De ouder ziet in zijn kalender precies op welke weken hij welke uren in kan zetten. Ook is het mogelijk om als planner uren in het urenpotje te stoppen die niet vanuit een afmelding afkomstig zijn. Hiermee worden vele verzoeken vanuit jullie als gebruikers mogelijk. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een flexibel vakantie contract van een aantal uur. Het urenpotje kan dus geheel naar de wensen van jullie organisatie gebruikt worden en een ouder heeft ten alle tijden inzicht in hoeveel uur er nog te besteden/ in te halen is.

LiveChat

Voor een goede digitale overdracht is een LiveChat functie toegevoegd. En kunnen ouders voor en nadat ze hun kindje bij de deur van hun kindercentrum hebben afgegeven de nodige informatie aan de pedagogisch medewerker van de eigen groep doorgeven via de LiveChat. Dit werkt als een soort Whatsapp, de pedagogisch medewerker kan ook een antwoord sturen. Zo hoeven ouders niet onnodig bij de deur te blijven “hangen” en blijven kindercentrum en ouders up-to-date over het dagelijkse wel en wee van hun kinderen.

Automatische creditfactuur voor de Corona terugbetaling, met één druk op de knop!

Nu alle kinderopvang organisaties weer open zijn, kan de balans opgemaakt worden en verrekeningen gedaan worden. Hierbij zijn verschillende varianten mogelijk.

Tarieven 2020

Onze tarieven zijn transparant en overzichtelijk. Precies zoals het zou moeten zijn.

Eenmalige aanmaakkosten: pakket KOVnet € 695,00*

Hiervoor richten wij uw account in, maken uw dagdelen aan, evenals uw layout met logo op maat, briefhoofd en voettekst. Deze aanmaakkosten kunnen in 1, 2 of 3 termijnen worden betaald.

Maandelijks tarief: 1 – 100 kinderen, € 1,05* per actief kind.

Bij meer dan 100 kinderen hanteren wij aanvullende prijsafspraken.

Geen extra verborgen kosten voor updates of licenties!

Optionele modules

Hier vindt u zes modules die u als extra bij ons kunt afnemen.

 

Module: Tarief per maand:*
Gepersonaliseerd digitaal inschrijfformulier voor op uw website GRATIS
Ouderlogin Basis € 11,00
Ouderlogin Uitgebreid € 22,00
Digitaal schriftje €   6,00
Uploaden documenten (Cloud) €   6,00 (per 50 ouders)
Contract digitaal ondertekenen €   6,00
Bruto-netto calculator € 15,00

* Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Wat zeggen onze klanten

Anderhalve meter banketstaaf voor KOVnet

Anderhalve meter banketstaaf voor KOVnet

Sinterklaas heeft het maar druk met KOVnet. Zojuist kregen we anderhalve meter banketstaaf van de echte bakker, als bedankje voor onze support. Dank je wel Herma en Marien van https://www.ut-trepke.nl/ voor dit heerlijke - met afstand coronaproof 😉 - lekkernij. Ook...

Contact gegevens

Heeft u een vraag? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag.

Kervelhof 94 2215 BE Voorhout

Laat een bericht achter